Le besoin en fond de roulement

Rappels : La somme des coûts issus de l'activité de l'entreprise forme le prix de revient du produit ou du service.
C'est l'encaissement du prix de vente qui couvrira à la fois le montant du prix de revient et la marge prévue. 
Or l'entreprise doit généralement engager des dépenses préliminaires avant de percevoir ses recettes. En effet, si elle a une activité commerciale, il lui faudra constituer un stock de départ qu'elle devra peut-être payer à ses fournisseurs avant de commencer à le vendre.

C'est ce décalage permanent de trésorerie entre les dépenses et les recettes de l'entreprise qui constitue le besoin en fonds de roulement (BFR).

Le montant du BFR dépend des délais de paiement existant entre la vente du produit ou de la prestation et l'achat des marchandises (ou matières premières) auprès des fournisseurs de l'entreprise.

Remarque : dans le cas des prestations intellectuelles, le BFR résulte du délai entre la commande de la prestation et son règlement par le client.

Le BFR comprend généralement  3 éléments :
- le montant du stock moyen nécessaire à l'activité de l'entreprise (matières premières, marchandises, produits finis)
- le montant des encours moyen des créances clients
- le montant des encours moyen des dettes fournisseurs

Rappels : L'argent dû par les clients, après livraison, constitue une "créance client". De même, l'argent que l'entreprise doit  à ses fournisseurs après réception de la marchandise constitue une "dette fournisseur".
La formule générale du BFR est la suivante :

BFR = Stocks moyens  + Encours moyen "Créances clients" - Encours moyen "Dettes fournisseurs"

- Stocks moyens = Stocks minimum permanents dont l'entreprise doit disposer pour assurer son activité
- Encours moyen "Créances clients" = Moyenne des sommes facturées aux clients et non réglées
- Encours moyen "Dettes fournisseurs" = Moyenne des sommes dues aux fournisseurs et non réglées

Quand il travaille sur son projet de création, le futur chef d'entreprise établit ses prévisions financières en construisant un plan de financement  initial sur lequel il s'appuiera pour trouver les capitaux nécessaires au lancement de son activité.
Au départ (création de l'entreprise), le BFR sera couvert par des capitaux permanents (fonds propres, dettes à long et moyen terme), au même titre que les investissements
L'intégration du montant du BFR dans le plan de financement initial est indispensable pour bien couvrir l'ensemble des besoins financiers permanents de l'entreprise à son démarrage et dans les mois qui suivent.
Or, il est évidemment impossible à calculer de manière précise puisque le montant des encours moyen des créances clients (voire celui des dettes fournisseurs) est inconnu.
Le calcul du BFR initial se fait donc de manière empirique en se fondant sur les moyennes constatées dans les entreprises de même activité et de même taille ou par la projection des hypothèses de chiffre d'affaire réalisées dans les comptes de résultats prévisionnels.

Si l'entreprise vend des prestations de services (en particulier de nature intellectuelle) elle n'a pas de stock de marchandises.
En revanche elle a des charges courantes à avancer en permanence avant de pouvoir facturer les prestations que l'on comptabilise sous le terme de "travaux en cours".
Pour calculer le BFR, il suffit d'évaluer le coût d'une journée de travail, toutes charges courantes comprises (rémunération incluse)  et d'estimer combien de jours de travail sont nécessaires pour effectuer la mission commandée par le client.
Enfin, si un acompte à la commande est obtenu à chaque commande un "encours moyen d'acomptes clients" remplacera l'encours moyen fournisseurs.
La formule générale pour une entreprise de services sera donc la suivante :

BFR = Travaux en cours + Encours moyen "Créances clients" - Encours moyen "Acomptes clients"

Pour une entreprise de production présentant les caractéristiques suivantes :
- Chiffre d'affaires (CA) HT : 500 000 €
- CA TTC (TVA à 20 %) : 600 000 €
- Les achats représentent 40 % du CA HT soit 200 000 € (240 000 € TTC)
- Conditions de règlement des clients : 40 % des clients règlent à 30 jours et 60 % à 60 jours.
- Conditions de règlement des fournisseurs : 30 % des fournisseurs se font payer à 60 jours et 70 % à 30 jours.
- Stocks matières premières : 1,5 mois d'achats HT
- Stocks produits finis : 8 jours de CA HT

Le calcul du BFR se fera de la manière suivante :

1) Stocks de matières premières :
200 000 € x 1,5 / 12 mois = 25 000 €

2) Stocks produits finis :
500 000 € x 8 / 365 jours = 10 960 €

3) Créances clients :
40 % x 30 jours = 12 jours
60 % x 60 jours = 36 jours
Soit au total : 48 jours de CA TTC (les factures sont libellées TTC)
600 000 € x 48 / 365 jours = 78 900 €

4) Crédit fournisseur :
30 % à 60 jours = 18 jours
70 % à 30 jours = 21 jours
Soit 39 jours d'achats TTC
240 000€ x 39 / 365 jours = 25 640 €.

BFR = (25 000 + 10 960 + 78 900) - 25 640 = 89 220 €