Accéder aux marchés publics

Des administrations d'Etat

-  Les ministères
-  Les établissements publics administratifs (EPA) nationaux tels que les grands musées, les universités, les centres de recherche, hôpitaux...
-  Les préfectures de région et de département et les services qui en dépendent comme les directions départementales.

Des collectivités territoriales sous leurs diverses formes, qui ont des compétences de plus en plus étendues et deviennent par conséquent de grands acheteurs publics

-  Les conseils régionaux
-  Les conseils généraux
-  Les communes
-  Les syndicats de communes
-  Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) comme les communautés d'agglomérations ou les communautés urbaines
-  Les établissements publics industriels et commerciaux (EPIC) locaux

Ils sont classés en 3 catégories :

- Les marchés de travaux. Ils ont pour objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil, à la demande d'un acheteur public qui en devient propriétaire (le maître d'ouvrage).
- Les marchés de fournitures. Ils ont pour objet d'achat de biens meubles (mobilier, matériels, fournitures), la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de mobiliers, de matériels ou de fournitures.
- Les marchés de services : services matériels (nettoyage de locaux, sécurité alarme, entretien de jardins, enlèvement des ordures ménagères...) et services immatériels (maîtrise d'oeuvre, expertise comptable, services juridiques...).

Les achats publics sont soumis à des règles de publicité, de mise en concurrence et d'impartialité pour les raisons suivantes :
-  ils sont financés par des "deniers publics", c'est à dire, pour l'essentiel, par les impôts,
-  ils doivent répondre à des motivations d'intérêt général,
-  ils doivent se faire à un prix  "économiquement avantageux", qui correspond souvent au prix le plus bas.

Il y a 2 grands types de procédures :

1) Les marchés à procédures adaptées (MAPA) : ils sont passés selon des modalités de mise en concurrence et de publicité déterminées par chaque acheteur public, et non par le Code de marchés publics.

2) Les procédures formalisées : appels d'offres et autres types de procédures.

Ils sont téléchargeables  sur le site du Ministère de l'Economie et des Finances à cet endroit.

1)  Faites-vous connaître par les acheteurs publics en prenant rendez-vous et en laissant vos coordonnées. Cela vous permettre d'être recontacté dans le cadre des marchés de gré à gré (l'acheteur public ayant le droit de s'adresser à l'entreprise de son choix) et dans le cadre des MAPA (marchés à procédures adaptées) où les modalités de mise en concurrence sont déterminées par chaque acheteur public en fonction de sa taille, de la nature du marché et du nombre de concurrents potentiels.

2)  Pour les appels d'offres, identifiez et sélectionnez les marchés publics en vous inscrivant sur la plate-forme Réseau Commande Publique afin d'utiliser l'outil de veille mis gratuitement à votre disposition : "marches on line"
Attention ! Les MAPA ne sont généralement pas répertoriés, dès lors que la publicité n'est pas obligatoire.
Chaque jour vous recevrez par e-mail les marchés publics qui répondent à vos critères d'activite de taille par thèmes ou missions, par nature d'acheteurs publics et enfin par zones géographiques.

3)  Préparez le dossier de présentation de votre entreprise en vous faisant accompagner la première fois.
Ce dossier contient notamment :
- vos références clients (il n'est cependant pas possible d'écarter une entreprise sur le seul motif qu'elle n'a pas de références),
- l'historique de votre société,
- les résultats des trois dernières années,
- vos savoirs faire,
- votre avantage concurrentiel,
- votre organigramme,
- vos procédures,
- vos moyens techniques et humains, tels que les CV de vos collaborateurs dédiés à la mission.
Le dossier devra être actualisé régulièrement.

4)  Répondez en utilisant le Guide pratique, en téléchargeant les formulaires.

5)  Rassemblez les pièces administratives qui accompagnent la réponse.

6)  Etablissez le mémoire technique en suivant scrupuleusement la grille de sélection des critères d'attribution établie par l'acheteur dans le règlement de consultation et souvent dans l'avis d'appel public à la concurrence.
Pour que votre offre soit économiquement la plus avantageuse, vous devrez avoir en tête les critères d'attribution et leur pondération lors de la rédaction de votre réponse !
Dans le mémoire technique, vous présenterez la méthodologie retenue ainsi que le planning envisagé de la prestation, complet et détaillé. Et n'oubliez pas de demander une avance sur marches publics.

7)  Dès lors que l'acheteur vous informe que votre entreprise a été retenue, pour pouvoir être payé après avoir assuré la prestation, vous devrez penser à envoyer vos factures selon l'échéancier établi par l'acheteur public.
N'hésitez pas à utiliser le financement spécifique de BPI France (avance de trésorerie).

8)  Si votre entreprise n'est pas retenue, demandez à l'acheteur public par écrit (courrier recommandé avec AR) les raisons qui ont justifié le rejet de votre candidature. Le code des marchés publics vous permet de faire cette demande de manière systématique afin que vous puissiez analyser les raisons de votre échec et les prendre en compte dans le cadre de réponses à d'autres marchés publics.

L'information sur les marchés publics passe par la voie de publications officielles ou spécialisées, de journaux locaux et se retrouve, de plus en plus fréquemment sur les sites WEB des diverses collectivités publiques.

(Tableau extrait du Guide opératoire pour la réponse des PME à la commande publique)

A cela s'ajoutent également :
-  les journaux et sites spécialisés : www.lemoniteur-expert.com , par exemple, est une référence en matière de marchés de bâtiments et de travaux publics,
-  les sites internet des collectivités locales qui disposent désormais très fréquemment d'un espace "marchés publics" permettant de télécharger les documents décrivant la prestation demandée par la collectivité et les formulaires pour y répondre. Exemple : www.paris.fr

Connaître l'organisation de la collectivité publique

Au sein des collectivités publiques les plus grandes, la décision d'acheter peut faire intervenir jusqu'à 4 personnes différentes :

- L'utilisateur qui est celui qui est à l'origine de l'achat car c'est lui qui perçoit le "besoin". Par exemple : un responsable de bibliothèque qui a besoin d'un meuble supplémentaire, un directeur d'école qui veut faire repeindre une classe, un ingénieur qui voudrait un logiciel spécifique...

- Le représentant du "service technique" ou "acheteur" chargé de mettre en forme, voire de rationaliser le besoin de l'utilisateur pour aboutir, le cas échéant, à un cahier des charges technique.

- Le "bureau des marchés", composé d'agents de formation administrative et juridique, qui passe formellement le contrat et assure son suivi administratif.

- Le comptable du Trésor , agent de l'Etat, qui effectue le paiement, généralement par virement bancaire (dans les petites communes, il s'agit du percepteur, bien connu par ailleurs...).

Se faire connaître de l'acheteur public

L'entrepreneur doit pratiquer un certain marketing vis à vis des services acheteurs des collectivités publiques :
-  pour que ces derniers le connaissent et songent à le consulter dans les procédures adaptées de faibles montants,
-  pour qu'ils lui indiquent leurs prévisions d'achats pour l'année à venir.
Il ne doit pas hésiter à entrer en contact avec les utilisateurs et également les services techniques (acheteurs), lorsque la distinction existe.
La question des références se pose souvent à une nouvelle entreprise. Dans ce cas, le créateur peut très bien donner ses références antérieures, par exemple lorsqu'il était salarié dans une autre entreprise du même secteur d'activité.

 Bien exécuter la commande publique

Dans certains cas, notamment dans les marchés de faibles montants, les entreprises sont parfois incitées à commencer à travailler sur simple indication verbale. C'est très imprudent ! Il faut au moins envoyer à la personne qui passe commande un devis et lui demander de retourner ce dernier revêtu de la mention "Bon pour accord", signé et daté, avec un tampon de la collectivité locale.
Il est également important de s'assurer que la personne qui passe commande a bien qualité pour le faire, qu'elle est du niveau de chef de service (d'où l'importance de bien la situer dans l'organisation de la collectivité), qu'elle peut valablement passer commande et engager la collectivité.

Les collectivités publiques n'aiment pas le contentieux et les fournisseurs qui n'honorent pas leurs commandes. En revanche, si l'on donne satisfaction, surtout dans le cadre des marchés à procédures adaptées, on a de fortes chances de faire partie des fournisseurs habituellement consultés, ce qui ne veut pas dire forcément retenus...

Même pour un achat de faible montant, l'acheteur public a pour consigne de vérifier que l'achat reste bien dans une zone de prix raisonnable. Un prix élevé ne peut se justifier que pour une prestation réellement de haut de gamme ou très sophistiquée.

Les collectivités publiques ont la réputation - généralement injustifiée - de payer avec retard.
Le délai réglementaire de paiement est, à compter de la présentation de la transmission de la facture, de :
- 30 jours pour l'Etat et ses établissements publics (hors EPIC), les collectivités territoriales et les établissements publics locaux autres que ceux ayant un caractère de santé.
- 50 jours pour les hôpitaux.

Le dépassement déclenche de plein droit et sans formalité le versement d'intérêts moratoires, à compter du jour suivant l'expiration du délai.

Le versement d'une avance est possible sous certaines conditions, mais dans la majorité des cas, on ne peut être payé qu'après avoir effectué la prestation demandée, à hauteur de ce qui a été fait : principe du "service fait".

La loi Pacte du 22 mai 2019 a rendu la facturation électronique obligatoire dans le cadre de la passation d'un marché public pour toutes les entreprise selon le calendrier suivant:
- Grandes entreprise (+ de 5 000 salariés) : 1er janvier 2017
- Entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) : 1er janvier 2018
- Petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) : 1er janvier 2019
- Très petites entreprises (moins de 10 salariés) : 1er janvier 2020