Factures : quelles sont vos obligations ?
Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d'amende. Ce document vous informe sur les règles et obligations qui s'imposent à vous en la matière.Qu'est-ce qu'une facture ?
La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et revêt donc une valeur juridique importante.
La facture a plusieurs fonctions, elle matérialise une transaction financière, elle constitue une justificatif comptable et elle sert de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).
Entre professionnels : la facturation est obligatoire
Dès l'instant où la transaction est faite entre deux professionnels, l'émission d'une facture en double exemplaire est obligatoire.
Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l'exécution de la prestation de services. L'acheteur est d'ailleurs tenu de la réclamer.
Particularité de la facturation d'un professionnel à un particulier
Pour les ventes de marchandises à des particuliers, l'émission d'une facture n'est obligatoire que dans les cas suivants :
- à la demande du client,
- pour les ventes à distance,
- ou les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur.
Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers, il est obligatoire d'établir une note :
- dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
- si le client le demande,
- ou pour certains travaux immobiliers.
Cette note doit être établie en double exemplaire, l'original étant remis au client. Elle doit contenir certaines mentions obligatoires :
- date de rédaction de la note,
- nom et adresse de l'entreprise,
- nom du client, sauf opposition de sa part,
- date et lieu d'exécution de la prestation,
- décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie,
- somme totale à payer.
Mentions obligatoires sur une facture
Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d'amende, à savoir:
- le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture et sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages),
- la date d'émission de la facture,
- la désignation du vendeur et de l'acheteur (numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse),
- le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire ou, le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l'Union Européenne, et du client professionnel (sauf montant < ou = 150 €),
- la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services,
- la dénomination précise et la quantité des produits ou services vendus,
- le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA. Par exemple : « Franchise de TVA, art. 293B du CGI » pour les micro-entreprises,
- toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l'exclusion des opérations d'escompte non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture,
- la date à laquelle le règlement doit intervenir, ainsi que les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l'indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement. (40 €)
Et, le cas échéant :
- pour l'EIRL : le nom ou nom d'usage du dirigeant, la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle, précédés ou suivis de la mention "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" ou bien du signe EIRL, l'objet de l'activité à laquelle le patrimoine est affecté,
- pour l'artisan du bâtiment soumis à obligation d'assurance professionnelle décennale, les références de son contrat, les coordonnées de l'assureur et du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie,
- la qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (en portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé »),
- la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire,
- la qualité de franchisé,
- la qualité de titulaire d'un Cape (Contrat d'appui au projet d'entreprise), ainsi que la dénomination sociale, siège social et numéro d'identification de la structure accompagnatrice et le terme du contrat.
L'entreprise qui ne respecte pas ces obligations s'expose à :
- une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte sur une facture. L'amende par facture est plafonnée au 1/4 de son montant.
- une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.
Délai de conservation des factures
En leur qualité de pièces comptables, les factures doivent être conservées pendant 10 ans.
Elles peuvent être conservées sous format papier ou sous format électronique. Il est à noter que depuis le 30 mars 2017, les professionnels peuvent conserver sur support informatique les factures et pièces justificatives reçues sous format papier à condition de garantir leur reproduction à l'identique (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales).
Factures émises par voie électronique
Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique.
Les factures transmises par voie électronique ne sont valable qu'à condition que l'authenticité de leur origine (émetteur identifié), l'intégrité de leur contenu (non modifiable) et leur lisibilité soient garanties.
Le contenu d'une facture électronique doit correspondre à celui d'une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
L'acheteur doit avoir préalablement accepté la facture électronique pour qu'elle tienne lieu de facture d'origine.
Les factures peuvent être émises par voie électronique selon trois procédures:
- La transmission selon la norme sécurisée : la facture est envoyée au client grâce à un message électronique dont la structure est convenue entre les parties (EDI/échange de données informatisées, format XML, fichier PDF joint, progiciel de gestion intégrée...). Ce message doit permettre une lecture par ordinateur ainsi qu'un traitement automatique et non équivoque de la facture.
- La transmission sécurisée par la signature électronique : dans ce message, c'est la signature électronique qui valide le procédé dématérialisé de facturation. Elle permet en effet l'authentification du signataire et de la source d'information.
- La transmission sous toutes formes électroniques dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services qui s'y rapporte.
Cette faculté est offerte tant pour les transactions réalisées entre les assujettis établis sur le territoire français que pour les opérations effectuées au sein ou hors de l'Union européenne.
Facture d'avoir
L'avoir est la somme d'argent qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client :
- suite à un événement survenu après l'établissement de la facture (ex. : retour de marchandises),
- suite à une erreur sur la facture (ex: trop-perçu),
- pour accorder une remise ou un rabais (ex: geste commercial accordé à un client mécontent)
- ou lorsque le client se voit accorder un escompte en effectuant un paiement anticipé.
Dans ces cas-là, le fournisseur doit établir une facture d'avoir en plusieurs exemplaires. Cette facture doit comporter :
- la mention " avoir ",
- les références de la facture initiale,
- le montant HT de la remise consentie à l'acheteur,
- le montant de la TVA correspondante.
Textes de référence
- Articles L441-3 et L441-6 du code de commerce
- Articles R123-237, R123-238 et D441-5 du code de commerce
- Articles 289 et 1737 du CGI
- Articles 242 nonies et 242 nonies A du CGI Annexe 2
- BOI TVA DECLA 30-20-20-20131018
- BOI TVA DECLA 30-10-30-20180704
- BOI CF COM 20-60-20180704
Modèle de facture
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SARL LAV'AUTO DUPONT SARL DURAND 15, rue du Règlement
Paris, le 1er septembre 2019 FACTURE n°2019-239 Bon de Commande: 151-253 | |||
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Désignation |
Quantité |
Prix unitaire HT |
Total |
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Nettoyage complet (intérieur / exterieur) d'un véhicule de tourisme réalisé le 01/09/2019 |
1 |
110,00 |
110,00 |
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Flacon polish Kibrille 80 cl |
1 |
22,50 |
22,50 |
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Remise |
13,25 | ||
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Total HT |
119,25 | ||
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TVA 20 % |
23,85 | ||
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Total TTC en euros |
143,10 | ||
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Date de règlement : 30 septembre 2019 Membre d'un centre de gestion agréé, le règlement par chèque est accepté. | |||
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SARL au capital social de 7 000 € RCS PARIS 321 654 987 | |||