Micro-entrepreneur et remboursement de frais professionnels
En tant que micro-entrepreneur, en fonction de votre activité, vous engagez des frais professionnels plus ou moins importants. Il peut s'agir de frais de déplacement, de frais de port, de communication, ou encore d'achat de fournitures et matériels… Le principe du régime de la micro entreprise est de ne pas pouvoir déduire ses frais professionnels. Il est alors tentant de les refacturer à vos clients afin de vous les faire rembourser. Mais quelles en sont les conséquences et peut-on se faire rembourser certains frais ou débours sans augmenter son chiffre d'affaires ?Principe de la non déduction des frais
Pour rappel, la grande spécificité du régime de la micro entreprise est sa simplicité (comptabilité ultra simplifiée). L'administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie en fonction de la nature de l'activité (71% pour les activités d'achat et revente, 50% pour les autres activités relevant des BIC et 34% pour les BNC) sur le chiffre d'affaires encaissé, afin de déterminer le bénéfice imposable. Les frais et charges (et ce compris les charges sociales) ne sont donc pas déductibles au réel, du chiffre d'affaires réalisé.
Il existe cependant un moyen de se faire rembourser certaines charges liées à l'activité, sans augmenter son chiffre d'affaires de manière artificielle, en distinguant bien les frais professionnels des débours.
Les frais professionnels
Les frais professionnels sont des dépenses personnelles réalisées en votre nom et qui sont engagées dans le cadre d'une mission ou d'une prestation. Il peut s'agir de frais de déplacement, d'indemnité kilométrique, de frais de restauration….
Ces frais étant personnels (facturés en votre nom), ils ne peuvent pas être considérés comme des débours.
(A noter que les indemnités kilométriques ne peuvent pas faire l'objet d'un remboursement au titre des débours.)
Pour pouvoir se les faire rembourser, vous devrez les inclure dans votre prix de vente de manière forfaitaire, ce qui aura pour conséquence d'augmenter votre chiffre d'affaires et parallèlement le montant de vos charges (cotisations sociales et impôts).
Vous devrez donc les refacturer avec une marge pour pouvoir couvrir vos charges.
Les débours
Les débours sont des dépenses que vous engagez pour le compte d'un client et pour lesquelles la facture est à son nom.
Les débours devront répondre à un formalisme un peu plus important que la simple refacturation de frais. Mais cette procédure vous permettra de demander le remboursement de certains frais sans augmenter artificiellement votre chiffre d'affaires.
Les conditions pour se faire rembourser ses débours :
- convenir par écrit avec votre client du budget qu’il allouera à vos dépenses (par exemple vous devez commander un bidon d'huile pour pouvoir effectuer une vidange ou encore commander un billet de train pour un déplacement. Il convient de se mettre d'accord au préalable avec le client sur le prix du bidon d'huile / billet de train) ;
- faire établir les factures, que vous réglerez par votre compte professionnel, au nom de votre client qui vous mandate (nom, adresse…) ;
- conserver ces factures et justificatifs comme éléments de preuve pour votre client (mais aussi pour l’administration en cas de contrôle) ;
- demander le remboursement à la fin de la mission (le client devra obligatoirement vous rembourser les sommes exactes).
Pour une totale transparence pour votre client et l’administration fiscale, il convient de faire apparaître ces débours à part dans votre facture.
Si toutes ces étapes sont respectées, le remboursement des débours s’effectue au centime près et ne rentre pas dans le calcul de votre chiffre d’affaires.