Formalités d'embauche de salariés

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet de faciliter les démarches administratives des employeurs. Son utilisation est obligatoire sur l'ensemble du territoire (Outre-mer compris), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d'embauche des petites entreprises.

La DPAE permet d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

- la demande d'immatriculation de l'employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d'un salarié et d'ouverture ou d'acquisition d'une entreprise employant des salariés,
- la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi,
- la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
- la demande d'adhésion à un service médical du travail,
- et la demande pour la visite médicale d'embauche.

 La DPAE comprend les mentions suivantes :
- la dénomination sociale ou le nom et les prénoms de l'employeur,
- le code APE,
- adresse de l'employeur,
- numéro de Siren,
- le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de la sécurité sociale,
- les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié,
- date et heure d'embauche,
- nature, durée du contrat  et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

La DPAE doit être adressée, au plus tôt, 8 jours AVANT l'embauche, à l'Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.

Cette déclaration doit être effectuée par voie électronique par tous les employeurs qui ont accomplis plus de 50 déclarations préalables à l'embauche au cours de l'année civile précédente. 

Si l'employeur n'est pas tenu d'effectuer cette déclaration par voie électronique, la DPAE peut être transmise à l'Urssaf ou à la MSA au moyen du formulaire "Déclaration préalable à l'embauche" (disponible auprès des URSSAF, des caisses générales de sécurité sociale ou à imprimer sur les sites www.urssaf.fr. et www.service-public.fr).
Ce formulaire est transmis, soit :

- par courrier recommandé avec accusé de réception,
- par télécopie.
Précision : en cas de transmission par lettre recommandée, l'employeur doit adresser la DPAE au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche. L'Urssaf adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les cinq jours suivant la réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé passible d'une pénalité égale à 300 fois le montant horaire minimum garantie, soit 1 086 euros par salarié concerné pour l'année 2019.

Le chef d'entreprise reste tenu d'effectuer lui-même les formalités suivantes :

Au niveau de la retraite complémentaire, vous n'aviez aucune démarche à effectuer lors de la création de votre entreprise.
Le groupe de protection sociale compétent a été informé de la création de votre entreprise et vous a adressé un certificat d'adhésion qui précise les noms et coordonnées des institutions Arrco (pour tous les salariés) et Agirc (pour les cadres) et les taux de cotisations qui s'appliqueront.
La prévoyance est obligatoire pour les cadres et dans certains secteurs. Elle compète la protection du régime obligatoire de la sécurité sociale.  Vous devez contacter les caisses de prévoyance si vous devez mettre ce régime en place dans votre entreprise.

La déclaration doit être effectuée à l'occasion de la première embauche par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l'inspecteur du travail.

Elle permet de s'assurer que le salarié est apte à son poste de travail. Elle a été supprimée et remplacée par la visite d'information et de prévention depuis le 1er janvier 2017 qui doit être réalisée dans les 3 mois suivant la prise effective du poste (sauf cas de dispense).

Tout établissement qui occupe des salariés doit tenir un registre unique du personnel.
L'employeur doit inscrire, lors de l'embauche, sur ce registre :

- les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié,
- son emploi, sa qualification, la date de son entrée dans l'établissement,
- pour les travailleurs étrangers : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (attention, si le salarié est étranger, d'autres obligations se superposent : se renseigner auprès de l'Office français de l'immigration et de l'intégration, site internet : www.ofii.fr),
- la mention éventuelle "d'apprenti", de "contrat d'insertion professionnelle", de "contrat à durée déterminée", de "travailleur à temps partiel", de "travailleur temporaire" (avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire) ou encore de "mise à disposition par un groupement d'employeurs", etc.
- la date de sortie de l'établissement.

Ce registre peut être remplacé par un support informatique.

L'absence de registre, le défaut de mise à jour, ou l'oubli de mention obligatoire peuvent entrainer jusqu'à 750 euros d'amende par salarié.

Toute société ayant conclu un contrat portant sur la fourniture d'une prestation de services est tenue de vérifier que son cocontractant s'acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations dès lors que le contrat porte sur une opération dont le montant global est d'au moins 5 000 euros.

A cet effet, le sous-traitant employeur se doit de fournir à son donneur d'ordre une « attestation de vigilance » délivrée par l'Urssaf.

A noter que cette attestation est valable uniquement pendant 6 mois et doit être renouvelée tous les 6 mois jusqu'à la fin du contrat.

Le chef d'entreprise doit en outre remplir les obligations suivantes:

L'employeur a le choix entre tenir un livre de paie ou conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.
Le livre de paye reproduit les mentions du bulletin de paye. Il peut être tenu :

- soit sur un registre spécial, pouvant être coté et paraphé par le juge du tribunal d'instance ou par un juge du tribunal de commerce ou par le maire,
- soit sur un support informatique.

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des salariés, des membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.
Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

Il doit contenir les notes écrites concernant les demandes des délégués et les réponses de l'employeur.
L'absence  de registre constitue un délit d'entrave qui peut être sanctionné d'une amende de 7 500 euros.

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes :

- adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent,
- adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence,
- avis de l'existence d'une convention collective,
- règlement intérieur s'il en existe un,
- horaire de travail et durée du repos,
- interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise,
- modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques,
- document unique d'évaluation des risques,
- les dispositions des articles L222-33  et L222-33-2 du code pénal relatives au harcèlement sexuel et au harcèlement moral,
- les dispositions du code du travail relatives à l'égalité des rémunérations entre les hommes et les femmes.

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.

- d'obtenir le calcul des rémunérations et de l'ensemble des cotisations et contributions dues en application des dispositions légales et conventionnelles,
- d'effectuer les déclarations obligatoires relatives aux cotisations et contributions sociales qui doivent être adressées aux Urssaf, aux caisses de retraite et de prévoyance complémentaire, à Pôle emploi et aux caisses de congés payés.