Les tableaux de bord de gestion
L'entreprise est lancée et tente de respecter les équilibres financiers préalablement définis avant sa création. Toutefois il arrive souvent que les estimations ne correspondent pas à la réalité : le décollage des ventes est plus lent que prévu, les charges d'exploitation s'accumulent lourdement… Il faut donc réaliser de nouvelles prévisions tenant compte des données réelles de l'entreprise pour éviter les mauvaises surprises notamment en matière de trésorerie. L'utilisation de tableaux de bord régulièrement mis à jour est essentiellepour le suivi de l'activité de l'entreprise. Non seulement ils délivreront de précieux indicateurs sur la santé de l'entreprise mais ils permettront aussi d'anticiper et de corriger les écarts.Pour quelles raisons faut-il suivre la situation financière de votre entreprise ?
- Anticiper, piloter, corriger, voici ce à quoi tout chef d'entreprise sera confronté dès le démarrage de son entreprise quelle que soit la taille de cette dernière.
Il ne s'agit pas d'agir à l'aveugle mais d'utiliser des outils fiables délivrant des indicateurs pertinents.
Le chef d'entreprise a constamment besoin de savoir "où il va". Il doit donc anticiper.
Il assimile souvent la réalisation des prévisions financières à une phase précédant la création de l'entreprise. Or, le travail de prévision ne s'achève pas au lendemain de la création de l'entreprise, il doit se poursuivre et s'étoffer au fur et à mesure que l'entreprise se développe.
Les prévisions sont essentielles pour :
- se fixer des objectifs réalistes en termes notamment de chiffre d'affaires mais pas uniquement,
- anticiper une montée en charges,
- anticiper le lancement d'une nouvelle activité ou le recrutement d'un nouveau collaborateur,
- anticiper les problèmes de trésorerie,
- négocier un découvert ou d'autres solutions financières à court terme auprès du banquier,
- négocier une levée de fonds auprès d'investisseurs,
- maintenir les performances de l'entreprise, etc.
- Le tableau de bord permet d'obtenir une vue d'ensemble de l'entreprise. Il synthétise les points clés de l'activité et poursuit deux objectifs :
- prévenir les difficultés,
- aider à piloter l'entreprise.
Il alerte sur les actions correctrices à mettre en place.
Comment établir votre tableau de bord de gestion ?
Le tableau de bord repose sur la fixation d'objectifs quantifiés pertinents.
Le premier travail consiste donc à trouver les indicateurs adaptés à l'entreprise et en fonction de ces derniers, à formaliser des objectifs.
Il existe 4 catégories d'indicateurs à utiliser en fonction de l'activité de l'entreprise :
- des indicateurs économiques qui mesurent les résultats et les coûts
- des indicateurs physiques qui mesurent la qualité des produits, le traitement des commandes, la logistique, etc.
- des indicateurs humains chargés de mesurer la performance des salariés productifs (consultants, ouvriers, etc.),
- des indicateurs de suivi de projets qui aident à mesurer l'avancée d'un projet.
Le chef d'entreprise choisit avec soin ses indicateurs en fonction de ce qu'il souhaite mesurer.
Les prévisions financières réalisées en amont de la création de l'entreprise délivrent le cadre et les repères pour la suite.
Vous pouvez choisir le schéma ci-dessous pour construire un ou des tableaux de bord (en fonction de la taille de l'entreprise). L'objectif de ce tableau de bord est de mettre en lumière les écarts entre les prévisions et la réalité.
Exemple de tableau de bord :
| Mois : ............................................................................................................................................................................. | ||||
|---|---|---|---|---|
| Indicateurs économiques | Prévu | Réel | Ecart (Réel-Prévu) | Action correctrice |
| Chiffre d'affaires par client | ||||
| Chiffre d'affaires par famille de produits | ||||
| Marge commerciale | ||||
| Frais commerciaux | ||||
| Frais de déplacements | ||||
| Achats de marchandises | ||||
| Stock de marchandises | ||||
| Stock des produits finis | ||||
| Coût de transport | ||||
| Indicateurs physiques | Prévu | Réel | Ecart (Réel-Prévu) | Action correctrice |
| Délais de livraison | ||||
| Satisfaction des clients | ||||
Le tableau de bord est un outil de mesure, cette mesure permettra de prendre des décisions rapides en tenant compte d'éléments tangibles.
L'analyse des écarts
Le tableau de bord met en relief les écarts entre les prévisions et le niveau d'activité réel de l'entreprise.
Dans un premier temps, le chef d'entreprise doit procéder à un diagnostic de ces écarts :
- Pourquoi le niveau d'activité de l'entreprise diffère-t-il des objectifs ?
- Quelles en sont les raisons ?
Les objectifs sont-ils trop élevés par rapport à l'environnement dans lequel l'entreprise évolue ?
Des problèmes internes sont-ils apparus ?
La conjoncture est-elle mauvaise ?
Le diagnostic achevé, il sera temps de mettre en œuvre des actions correctrices afin d'améliorer les performances de l'entreprise et de remédier aux mauvais résultats.
Pour les très jeunes entreprises ne possédant pas encore d'historique, l'analyse hebdomadaire ou mensuelle des écarts permet de mieux connaître l'évolution de son entreprise et de formuler des objectifs précis et réalistes.
Les actions correctrices
L'observation des écarts poste par poste permet de savoir si les objectifs fixés préalablement ont été tenus ou non. Dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints, il faut :
- en comprendre les raisons : un manque d'effort commercial, un nouveau concurrent, une augmentation de tarif d'un prestataire, ...
- mettre en place une ou des actions correctrices afin d'y remédier : lancement d'une action de communication, diminution des stocks, changement du mode de transport, ...
A qui s'adresser ?
- Un expert comptable peut vous aider dans la mise en place de votre contrôle de gestion.
La liste des experts-comptables est accessible sur le site du experts-comptables.org
- Les organismes d'accompagnement et de suivi de jeunes entreprises.
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